Estandarización de documentos de identificación para personas y empresas

Documentos de identificación personal

La documentación de identificación de las personas (y de las empresas) varía según las implementaciones de cada país. Sin embargo hay algunas normas internacionales que intentan estandarizar este tema poniendo foco en las personas.

Estándares internacionales

1. ISO/IEC 7501: Define el formato de documentos de viaje de lectura mecánica (MRTD)

2. ICAO 9303: Estándar internacional para pasaportes y documentos de viaje

3. ISO 14443: Especificación para tarjetas de identificación con circuitos integrados sin contacto

Estructura y formato por país

Veamos por ejemplo como es la identificación de las personas en los casos de Argentina, EEUU y Canadá.

Estados Unidos

• SSN (Social Security Number): Formato XXX-XX-XXXX

• Pasaporte estadounidense: 9 caracteres (combinación de letras y números)

• Licencia de conducir: Varía por estado, generalmente alfanumérica

Canadá

• SIN (Social Insurance Number): Formato XXX-XXX-XXX

• Pasaporte canadiense: 8 caracteres (2 letras seguidas de 6 dígitos)

• Licencia de conducir: Varía por provincia

Argentina

• DNI (Documento Nacional de Identidad): 7-8 dígitos

• CUIL/CUIT (personas): Formato XX-XXXXXXXX-X

• Pasaporte argentino: Letra + 8 dígitos numéricos

Mejores prácticas para estandarización

1. Normalización de formatoEliminar espacios, guiones y caracteres especiales para almacenamiento
Preservar el formato de visualización con separadores adecuados
Definir reglas de capitalización para componentes alfabéticos

2. Validación según algoritmos específicosDígitos verificadores (checksums)
Validación de rangos válidos
Verificación de fechas de emisión/caducidad

Identificación de empresas

Estándares internacionales

1. ISO 6523: Estructura de identificación de organizaciones

2. LEI (Legal Entity Identifier): Identificador global para entidades legales

3. SWIFT/BIC: Códigos para instituciones financieras

Estructura y formato por país

Estados Unidos

• EIN (Employer Identification Number): Formato XX-XXXXXXX

• DUNS Number: 9 dígitos

• SEC CIK: Identificador para empresas que cotizan en bolsa

Canadá

• Business Number (BN): Formato XXXXXXXXRR001 (9 dígitos + 2 letras + 3 dígitos)

• Corporation Number: Alfanumérico asignado por Corporations Canada

Argentina

• CUIT (Empresas): Formato XX-XXXXXXXX-X (similar al CUIL pero empieza con 30, 33, etc.)

• IGJ/RPC: Número de registro en la Inspección General de Justicia

Mejores prácticas para estandarización

1. Formato consistente

• Definir reglas claras para caracteres separadores

• Manejo uniforme de prefijos y sufijos

• Normalización de ceros a la izquierda
  

2. Verificación y validación

• Algoritmos de verificación específicos por país

• Consultas contra registros oficiales cuando sea posible

• Detección de formatos obsoletos o inválidos
  

1. Documentos internacionales y múltiples formatos

• Desafío: Una persona o empresa puede tener múltiples identificadores válidos.

• Solución: Implementar una tabla de identificadores múltiples con jerarquía de prioridad.

2. Cambios en formatos históricos

• Desafío: Los formatos de documentos cambian con el tiempo.

• Solución: Mantener historial de formatos y reglas de validación por fecha.

3. Privacidad y seguridad

• Desafío: Los documentos de identidad son datos sensibles.

• Solución: Implementar técnicas de enmascaramiento y cifrado.

Mejores prácticas adicionales

1. Mantenimiento de registros de referencia

• Bases de datos de prefijos válidos por país

• Historial de cambios en formatos oficiales
  

2. Verificación con fuentes oficiales

• Integración con APIs gubernamentales cuando sea posible

• Validación periódica de estado activo/inactivo
  

3. Monitoreo de calidad

• Métricas de tasa de identificadores inválidos

• Alertas para patrones sospechosos (duplicados, formatos incorrectos)
  

4. Cumplimiento legal

• Documentación de reglas de validación

• Auditoría de acceso a datos sensibles
  

La estandarización adecuada de identificadores legales no solo mejora la calidad de datos, sino que también es fundamental para el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos en cualquier organización que maneje información de personas y empresas a escala internacional.